Fallbeispiel: Projektkrise im Projektmanagement

Aufgabenstellung zu Workshop-Konzeption und Moderation

• Ablauf und Inhalte des Workshops so gestalten, dass die Workshop-Ziele erreicht werden.
• Bestehende Hindernisse und Streitpunkte durch intensive und starke Moderation beseitigen.
• Voraussetzungen für eine strukturierte Kommunikation im Projekt-Team schaffen. Die Projekt-Teilnehmer rekrutierten sich länderübergreifend aus verschiedenen Unternehmensbereichen.

Diese 3 langen und intensiven Tage verlangtem dem Moderator Jörg Simm so einiges an sprotlicher Höchstleistung ab. Letztlich gelang es bei zwischenzeitlich ab und an sicher auch mal zähem Ringen (gerade zu den Konfliktpunkten im Team) den Spannungsbogen durchgehend aufrecht zu erhalten und alle Themenpunkte/Aufgabenstellungen vollständig abzuarbeiten.

Vorgehensweise

Inhaltlich folgte das Vorgehen einer logischen Struktur:

• Vorstellungsrunde im Sinne „Elevator Pitch“ und „Speeddating“
• Erarbeiten eines gemeinsamen Commitments der Teilnehmer zum Erreichen der Workshop-Ziele
• Klärung und Bestätigung der „Macht-Position“ des Moderators
• Klärung der „Spielregeln“ für den Workshop
• Identifizieren der Einzelprobleme (Kärtchen Technik)
• Zusammenfassung der Einzelprobleme zu Problemfeldern („Pinwand-Puzzle“)
• Bewertung/Priorisierung der Problemfelder
• Ursachenanalyse zu den Haupt-Problemfeldern
• Faktorenanalyse (Zusammenhänge, Abhängigkeiten von Ursachen in den Problemfeldern)
• Herausarbeiten externer Einfluss-Faktoren und Hindernisse (nicht im Team liegender Aspekte)
• Erarbeiten von Maßnahmen zur Beseitigung der Hauptursachen für die priorisierten Problemfelder
• Erarbeiten von Maßnahmen zur Beseitigung externer Hindernisse
• Bewertung, Priorisierung der Maßnahmen
• Zuordnung für die Maßnahmenumsetzung Verantwortlicher je Maßnahme und Zieltermin Umsetzung Maßnahme
• Intensive Analyse und Erarbeitung von Maßnahmen im Bereich Projektmanagement
• Forderungskatalog an die jeweiligen Linien-Vorgesetzten erstellen (deren Part zur Sicherstellung einer ermächtigten Projektleitung für möglichst geringe Rücksichtnahme auf einzelne Linien-Verantwortlichkeiten und zur Reduzierung des Abstimmungsaufwandes zwischen Projektverantwortlichen und Linien)
• Erstellung Zuständigkeits-Diagramm, Präzisierung von Verantwortlichkeiten
• Finale Workshop Beschlüsse und Forderungsliste erarbeiten und von allen unterschreiben
• Einsammeln Feedbacks zu Workshop Verlauf, Moderation, Zufriedenheit und Einschätzung Ausblick Projekt auf Basis der erarbeiteten Workshop-Ergebnisse/-Maßnahmen.