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Fallbeispiel: Projektkrise im Projektmanagement

Wie ein internationales Tunnelbauprojekt dank Moderation gerettet wurde

Ausgangssituation und Aufgabenstellung:

Eine international tätige deutsche Firma lief bei einem Tunnelbauprojekt Gefahr, den Zeitplan nicht mehr einhalten zu können und somit in ein erhebliches Risiko von Pönal-Forderungen seitens Kunden zu laufen.
Das Projektmanagement in diesem Fall war schon allein deshalb komplex, weil 2 große Unternehmensbereiche einerseits und andererseits regionale Einheiten aus Deutschland und der Schweiz Zuständigkeiten in diesem Projekt teilten.

Ziel des 3-tägigen Intensiv-Workshops

Den Projektfortschritt beschleunigen und eine Vertragsverletzung (Pönale) vermeiden war das Ziel dieses Workshops. 

  • Klare Projektstrukturen und Veranwortlichkeiten sicherstellen
  • Die Position des Projektmanagers stärken.
  • Störungen durch Einzelinteressen beteiligter Geschäftsbereiche und Landesorganisationen beseitigen.

An dem Workshop nahmen 15 Personen teil.

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Wie lief der Workshop ab?

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Welches Ergebnis hatte der Workshop?

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Aus Gründen der Vertraulichkeit können wir von diesem Workshop keine Fotos veröffentlichen.

Wir sind Mitglied im BDU

Aufgabenstellung zu Workshop-Konzeption und Moderation

  • Ablauf und Inhalte des Workshops so gestalten, dass die Workshop-Ziele erreicht werden.
  • Bestehende Hindernisse und Streitpunkte durch intensive und starke Moderation beseitigen.
  • Voraussetzungen für eine strukturierte Kommunikation im Projekt-Team schaffen. Die Projekt-Teilnehmer rekrutierten sich länderübergreifend aus verschiedenen Unternehmensbereichen.

Diese 3 langen und intensiven Tage verlangtem dem Moderator Jörg Simm so einiges an sprotlicher Höchstleistung ab. Letztlich gelang es bei zwischenzeitlich ab und an sicher auch mal zähem Ringen (gerade zu den Konfliktpunkten im Team) den Spannungsbogen durchgehend aufrecht zu erhalten und alle Themenpunkte/Aufgabenstellungen vollständig abzuarbeiten.

Vorgehensweise

Inhaltlich folgte das Vorgehen einer logischen Struktur:

  • Vorstellungsrunde im Sinne „Elevator Pitch“ und „Speeddating“
  • Erarbeiten eines gemeinsamen Commitments der Teilnehmer zum Erreichen der Workshop-Ziele
  • Klärung und Bestätigung der „Macht-Position“ des Moderators
  • Klärung der „Spielregeln“ für den Workshop
  • Identifizieren der Einzelprobleme (Kärtchen Technik)
  • Zusammenfassung der Einzelprobleme zu Problemfeldern („Pinwand-Puzzle“)
  • Bewertung/Priorisierung der Problemfelder
  • Ursachenanalyse zu den Haupt-Problemfeldern
  • Faktorenanalyse (Zusammenhänge, Abhängigkeiten von Ursachen in den Problemfeldern)
  • Herausarbeiten externer Einfluss-Faktoren und Hindernisse (nicht im Team liegender Aspekte)
  • Erarbeiten von Maßnahmen zur Beseitigung der Hauptursachen für die priorisierten Problemfelder
  • Erarbeiten von Maßnahmen zur Beseitigung externer Hindernisse
  • Bewertung, Priorisierung der Maßnahmen
  • Zuordnung für die Maßnahmenumsetzung Verantwortlicher je Maßnahme und Zieltermin Umsetzung Maßnahme
  • Intensive Analyse und Erarbeitung von Maßnahmen im Bereich Projektmanagement
  • Forderungskatalog an die jeweiligen Linien-Vorgesetzten erstellen (deren Part zur Sicherstellung einer ermächtigten Projektleitung für möglichst geringe Rücksichtnahme auf einzelne Linien-Verantwortlichkeiten und zur Reduzierung des Abstimmungsaufwandes zwischen Projektverantwortlichen und Linien)
  • Erstellung Zuständigkeits-Diagramm, Präzisierung von Verantwortlichkeiten
  • Finale Workshop Beschlüsse und Forderungsliste erarbeiten und von allen unterschreiben
  • Einsammeln Feedbacks zu Workshop Verlauf, Moderation, Zufriedenheit und Einschätzung Ausblick Projekt auf Basis der erarbeiteten Workshop-Ergebnisse/-Maßnahmen.

Ein Profi-Workshop: auch bei Ihnen?

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Wir erarbeiten mit Ihnen auf Basis Ihrer Zielsetzung ein maßgeschneidertes Workshop-Konzept.

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Wir moderieren den Workshop, dokumentieren die Ergebnisse und erstellen Maßnahmenpläne.

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Wir helfen bei der Umsetzung bis zum Projektmanagement und der Kontrolle, ob die Ziele des Workshops erreicht wurden.

Moderator Jörg Simm im Workshop

Kontakt

Simmcon GmbH

Weinhartstr. 2
82211 Herrsching
Tel.: +49 (0) 8152 / 396 456-0

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