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Warum Projektportfoliomanagement (PPM)?

Ermitteln Sie die optimale Kombination der durchzuführenden Projekte im Portfolio? Dann jonglieren Sie sicher regelmäßig mit den klassischen Faktoren, die es zu beachten gilt: strategische Relevanz, Kosten, Personalbedarf und einzuhaltende Termine.

Kein leichtes Unterfangen. Denn es geht im Projektportfoliomanagement (PPM) ja nicht nur darum, die wirtschaftlich sinnvollen Projekte auszuwählen. Verschiedene Projekte konkurrieren meist um die Ressourcen in Form von Budgets und Mitarbeitern. Zudem beeinflussen sich die Projekte gegenseitig, denn sie hängen oft voneinander ab oder schließen sich sogar gegenseitig aus.

Umso wichtiger ist es, mit professionellem Projektportfoliomanagement den Überblick zu behalten und im Sinne der Unternehmensstrategie zu planen.
Doch sieht das Ihr Management genauso?

In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten 5 Argumente, warum Projektportfoliomanagement für den Unternehmenserfolg so wesentlich ist.

Argument 1: Entscheidungen für die richtigen Projekte

Ein wesentlicher Vorteil eines integrierten PPM ist, dass Sie bei der Auswahl der „richtigen“ Projekte unterstützt werden. Es gilt, machbare und wirtschaftliche Projekte auszuwählen und durchzuführen.

Sie finden also die Projekte, die beste Ergebnisse je ausgegebenem Euro versprechen. Dabei müssen alle ausgewählten Projekte an der Geschäftsstrategie ausgerichtet sein.
Durch eine willkürliche Projektauswahl gehen Sie hingegen das Risiko ein, die falschen Projekte umzusetzen.

Der Nutzen für die Entscheider:

Sie verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch tatsächlich geleistet werden kann. Die Wahrscheinlichkeit positiv abgeschlossener Projekte steigt dadurch stark an.

Axel Werner

Managementberater und Coach, Simmcon GmbH

Argument 2: Vollständiger Projektportfolio-Überblick

Projektportfoliomanagement ermöglicht Ihnen schnelle Antworten auf die Fragen:

  • Welche Projekte laufen derzeit in welcher Phase?
  • Welche neuen Projekte stehen zur Entscheidung?
  • Wie ist die Ressourcenauslastung?
  • Wie hoch ist die Budgetausschöpfung?
  • Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Projekten?

Zudem haben Sie eine Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten sowie Einblick in die
„Gesundheit“ Ihres Portfolios und dessen Projekte.

Der Nutzen für die Entscheider:

Durch die vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind die Entscheider immer aktuell über das Portfolio informiert. Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können durch Anpassen der Prioritäten und des Portfolios entsprechend der Unternehmensstrategie darauf reagieren.

Schaubild: Projektportfolio-Überblick | Projektportfoliomanagement

Argument 3: Standardisierte Projektinitiierung

Sie wollen sicherstellen, dass alle Projektideen und Aufträge richtig in die Auswahl des Portfolios einfließen. Nichts soll vergessen werden. Daher sorgen Sie am besten für ein zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und Projektanfragen.

Die Vollständigkeit stellen Sie am besten sicher durch:

  • methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
  • Berechtigungen und Kriterien für die Genehmigungsschritte
  • das Sicherstellen der Planungsqualität von neuen Projekten

Der Nutzen für die Entscheider:

Sie verfügen über eine saubere und transparente Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.

Argument 4: Optimale Investitionsentscheidungen

Portfolioentscheidungen werden über Prioritäten gesteuert. Die Priorisierung der Projekte kann z.B. erfolgen durch:

  • direkte Angabe der Wichtigkeit und Dringlichkeit oder des Strategiebeitrags pro Projekt und Berechnung der Priorität
  • Bestimmen von priorisierten strategischen Kriterien und Ermittlung des strategischen Beitrags durch deren gewichtete Zuordnung zu Projekten
  • persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider

Für eine objektive Priorisierung der Investitionsentscheidungen sollten Sie sicherstellen, dass das Projektportfolio auch wirklich an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist. Sie sollten durch das Setzen klarer Prioritäten allen Beteiligten zeigen, was wichtig und dringlich ist.

Der Nutzen für die Entscheider:

Sie entscheiden sich für die richtigen Projekte und haben eine optimale und begründete Budgetnutzung.

Budgetierung von Projekten | Projektportfoliomanagement

Argument 5: Strategische Kapazitätsplanung

Ein integriertes PPM ermöglicht Ihnen die tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte zu erkennen. Sie sehen den Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte.

Mittels Szenarien können Sie die zeitliche Anordnung von Projekten optimieren, um so eine optimale Ressourcenauslastung zu planen.
Ein PPM ermöglicht Ihnen zudem das langfristige Anpassen von Kapazitäten an kommende Anforderungen. Sie können die Bereitstellung Ihrer Kapazitäten bewusst regulieren. Je nach Prognose kann es ratsam sein, weitere Kapazitäten und bestimmte Skills aufzubauen, zu verlagern oder auch zu reduzieren.

Der Nutzen für die Entscheider:

Sie sorgen für eine passende Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen und vermeiden somit Ressourcenkonflikte bei der Durchführung von Projekten.

Kapazitätsplanung für Projekte | Projektportfoliomanagement

Zusammenfassung – Projektportfoliomanagement

 

In diesem Artikel haben Sie die fünf wichtigsten Gründe für die Einführung von Projektportfoliomanagement kennengelernt:

  • Sie setzen auf „machbare“ und „wirtschaftliche“ Projekte
  • haben einen vollständigen Überblick über Ihr Portfolio
  • profitieren von einer sauberen Vorbereitung für die Auswahl der Projekte
  • entscheiden aufgrund von Prioritäten
  • planen Ihre Kapazitäten vorausschauend.

Mit professionellem Projektportfoliomanagement behalten Sie den Überblick und planen im Sinne der Unternehmensstrategie. Nutzen Sie Projektportfoliomanagement und wie fortgeschritten sind Sie schon in dieser Hinsicht? Schreiben Sie uns bitte einen kurzen Kommentar unten.